Dit wordt mijn eerste blogpost van 2016, en ik had het idee dat het ‘ns tijd was voor een niet-technisch onderwerp – vergelijkbaar met een yoga counterpose, zeg maar. Vandaag ga ik mezelf niet uitlaten over landingspagina’s, e-mailhandtekeningen, social media tools en dergelijke. Wat valt er dan wel te verwachten? De laatste tijd heb ik veel berichten zien circuleren op social media, waarin gezegd wordt dat multitasken ronduit killing is voor productiviteit. Alle ophef inspireerde me om deze blogpost te schrijven en mijn eigen gedachten over deze kwestie te delen.
Over multitasken gesproken: het lijkt wel alsof mensen een zekere trots voelen als ze deze kunst beheersen. Het is een werkwoord met status, of eigenlijk waargenomen status. Multitasken betekent letterlijk ‘meer dan een ding tegelijk doen’. Vertel mij nou eens hoe realistisch dat klinkt? Tja, ik weet het, het is een afgezaagd woord, en we denken niet al te veel na over de betekenis wanneer het weer eens opduikt. Maar dat is ook waar het interessant wordt!
Als ik je een vraag mag stellen: wat versta jij precies onder multitasken, of beter nog, wat ervaar jij persoonlijk als multitasken? Het maakt niet uit wat er in je opkomt – controleer voor jezelf simpelweg of het daadwerkelijk multitasken is. De enige situatie die ik voor mezelf kon bedenken is wanneer ik op mijn hometrainer zit en tegelijkertijd mijn telefoon gebruik, bijvoorbeeld om updates op social media te plaatsen. Alle andere dingen vallen, na ze te analyseren, toch echt onder microtasken. Of de term gewoonlijk nou wel of niet wordt gebruikt in die context, ik heb zo het vermoeden dat jij er ook schuldig aan bent. (Ik ben er snel bij om naar je te wijzen, hè?!)
Microtasken – waarom is het zo verleidelijk?
En niet alleen is het verleidelijk, maar ook verraderlijk! We zijn ons niet altijd bewust van dit gedrag. Microtasken is een ontwijkende jongleeract waarin we proberen meerdere activiteiten te balanceren door ze af te wisselen (ik begrijp waarom mensen dat ‘multitasken’ noemen). Je zou bijvoorbeeld een of twee minuten kunnen besteden aan het schrijven voor je blog, dan een paar minuten aan het checken van social media rapporten, en dan nog een paar aan de factuur die je klant hopelijk binnen de termijn gaat betalen. En oh, wat denk je van een paar minuten research erbij? Daar heb je ‘t, je recept voor microtasken! Wat heb je ervan gebakken? Niet verbazingwekkend veel, is mijn schatting – je zou de individuele taken waarschijnlijk eerder hebben afgerond als je ervoor had gekozen om ze een voor een uit te voeren.
Zonder gekheid: als we in een korte tijd meerdere dingen doen geloven we echt dat we productiever zijn. Maar in werkelijkheid fragmenteren we onze aandacht en verliezen we tijd doordat we het momentum missen. Alleen al door van activiteit te veranderen verliezen we tijd (nadruk op de mentale kant van het switchen)! En we zijn niet op magische wijze eerder klaar wanneer taken door onze workflow (werkstroom) zijn versnipperd en verspreid. Het is dus duidelijk dat we onze efficiëntie geen eer aan doen door onszelf te dwingen tot microtasken – of er slachtoffer van worden. Het gebeurt overigens ook sneller als je van nature al de neiging hebt om afgeleid te raken of een ervaren uitsteller bent.
Maar hoe kom je dan uit de sleur van het micro/multitasken?
Dat is natuurlijk de echte vraag. Het ligt voor de hand dat dit voor een groot deel neerkomt op het hebben (of trainen) van discipline, en gewoonweg de tijd nemen om een goede routine te ontwikkelen. Dat betekent echter niet dat je het proces niet kunt vergemakkelijken! Hier zijn enkele tips en trucs om te onthouden – ze zouden je zomaar dat extra steuntje in de rug kunnen geven!
Kies bewust voor één activiteit en neem daarna alle afleidingen uit het zicht.
Dat kan bijvoorbeeld zijn dat je alle openstaande browser tabs en programma’s die je niet nodig hebt afsluit (maar zorg wel dat je belangrijke dingen opslaat). Op die manier is het namelijk wel heel makkelijk om afgeleid te raken! Overweeg ook om papieren, brieven, enzovoort weg te halen – tenzij je ze nodig hebt. Letterlijk. Uit. Het. Zicht. Als je de verleiding voelt om te schakelen tussen activiteiten (omdat je huidige taak nou eenmaal niet zo leuk is), moet je toch even vechten om weerstand te bieden. Blijf doorgaan, want je kan het echt. Het is niet erg als het nog een paar uur gaat duren (deadlines terzijde). Het is niet erg als het een hobbelig stukje werk is. Zolang je niet gaat treuzelen of het werk uit gaat stellen om je zodoende eerst op de makkelijke dingen te kunnen richten. Besteed aandacht aan je aandacht en zet gedachten over andere zaken nu nog even aan de kant. Als je dat eenmaal onder de knie hebt zul je het makkelijker vinden om de mindfulness vast te houden!
Te veel notificaties? Denk silent mode.
Ervan uitgaand dat je de notificaties al uit het zicht hebt genomen, kan het de moeite waard zijn om ook de oren van een barrière te voorzien – het kan immers net zo irritant of zelfs nog irritanter zijn om de notificatiegeluiden constant te horen!
Dubbelcheck je timemanagement en wees realistisch over de tijd die je nodig hebt voor elke taak op de lijst.
Het is extra verleidelijk om jezelf tot microtasken te dwingen wanneer je laat begint en zenuwachtig begint te worden over de deadlines. “Hoe kan ik het allemaal voor elkaar krijgen?” Als je van alles wat doet, is het beter dan maar een ding doen… toch? Dit is vaak onze intuïtieve reactie. In werkelijkheid hangt ‘t er maar net van af… Wat als je niets afkrijgt door van alles een beetje te doen? Je zult je een stuk kalmer voelen als je op tijd begint, zodat je complete, onverbrokkelde tijdsblokken kunt toewijzen aan elke taak. Nogmaals, wees realistisch met hoeveel tijd je nodig hebt om alles af te krijgen (we weten allemaal hoe makkelijk het is om dat te onderschatten!). Als je inschatting te krap blijkt zul je anders namelijk nog steeds een overbelaste geest en een gefragmenteerde (lees: microtask) werkstijl hebben.
Neem regelmatig pauze.
Een andere valkuil is te lang werken (opeenvolgende uren). Als je te veel tijd aan je werk besteedt zonder een pauze in te lassen, is het geen wonder dat je in de verleiding komt om van activiteit te wisselen!
Beloon je succes.
Wanneer je voelt dat je het echt verdient! Ben je vooruitgegaan? Heb je inderdaad een taak afgerond zonder deze in korte stukjes te verkruimelen? Good job! Zodra microtasken niet langer een gewoonte is, zul je merken dat je er niet eens meer aan hoeft te denken om jezelf te belonen.
Ik hoop dat je deze post nuttig vond! Je zou me helpen door ‘m te delen op social media.
Geef een reactie